Tijdens de trainingen van het Keurmerk Gezinshuis, worden diverse vragen gesteld die voor andere gezinshuisouders ook van toepassing kunnen zijn. Daarom delen we deze antwoorden hieronder:
Training 30 januari 2025
Vraag 1: bij SWOT-formulier: bij elk onderdeel staat een vraag om een maatregel in te vullen, is dit nodig. De totale SWOT levert maatregelen op door onderdelen met elkaar te combineren. Hoe hiermee om te gaan?
Antwoord: een maatregel is genoeg en je mag zelf kiezen onder welk domein die maatregel past?
Hier kun je een maatregel invullen, je hoeft niet bij elk onderdeel een maatregel te formuleren. De optie onder elk onderdeel maakt wel dat je nadenkt of je hier een maatregel in wilt opnemen.
Vraag 2: behorend bij Formulier C en F | Waar zet je de initialen welk het betreft?
Antwoord: De betreffende formulieren zijn na de scholing aangepast in de kwaliteitsmap. De zin ‘Betreft Jeugdige: Vul initiaal in’ is toegevoegd in nieuwe kwaliteitsmap in formulier Plaatsing (C) en Verhuizing (F)
Vraag 3: Behorend bij formulier medewerkers en vrijwilligers | Waar zet ik de intialen van elke medewerker?
Antwoord: Je kunt hem ook per categorie invullen en onderliggende moet je de behorende documenten kunnen aantonen aan de auditor tijdens de audits. Als je het echt per medewerker in wil vullen kun je dit formulier ook extra downloaden.
Vraag 4: In de formulieren komt soms op het kopje “vul in” bericht dat er een wachtwoord voor nodig is. Zo ook op de losse formulieren, bijvoorbeeld ontwikkelingsplan.
Antwoord: Klopt, dit was aan de orde bij gedownloade formulieren, dit is inmiddels aangepast. De beveiliging stond te hoog ingesteld. Mocht dit probleem zich nog voor doen (wat ik niet verwacht) dan kun je mailen naar info@keurmerkgezinshuizen.nl
Vraag 5: Als je ctrl+klik doet dan ben je op eens op een andere plek. Graag een manier om weer terug te komen waar ik aan het werk was.
Ctrl+klik helpt je om snel bij het juiste hoofdstuk te komen, maar je kunt helaas niet automatisch terug naar de plek waar je aan het werk was. Via de inhoudsopgave kun je wel snel naar de hoofstukken klikken. Wellicht goed om te weten dat het Keurmerk ook bezig is met de ontwikkelingen van een digitale keurmerkmap, dan zijn dit soort dingen wel veel makkelijker in te richten, dus we zijn wel bezig om het kwaliteitsmap blijvend te ontwikkelen naar nog meer gebruiksvriendelijkheid.
Vraag 6: Kleine gezinshuizen vullen een hele map in. Was er nog iets veranderd in tempo van de cyclus of frequentie van audits?
Ook dit is een punt wat bij het Keurmerk bekend is en wat ze met de college van deskundige en het keurmerkinstituut tegen het licht gaan houden. Dit punt staat dus op de agenda, maar vraagt veel zorgvuldigheid.
Vraag 7: Vraagt om een extra optie erbij in de formulieren waarin je kan toelichten waarom je iets niet doet zoals gevraagd. (om dubbel werk te voorkomen) Er is aangegeven dat dat kan in het vakje “vul in” of in het vakje “waar je aangeeft waar het staat”.
Dat kan ook in onderstaand formulier, dan kun je aangeven waar het is vastgelegd anders dan in de kwaliteitsmap:
Training 13 februari 2025
Vraag 8: Mag je de analyse met een andere methode uitvoeren?
Antwoord: Ja, dat mag. De SWOT is een hulpmiddel om de risico’s, kansen, bedreigingen, sterktes in kaart te brengen. Het is belangrijk om jaarlijks je gezinshuis op deze manier ‘tegen het licht te houden’ zodat je in kunt spelen op deze punten (maatregelen) Als je deze punten doormiddel van een ander hulpmiddel wil ophalen dan kan dat. Als deze punten maar naar boven komen en het meegenomen wordt in de plannen voor het komende jaar (jaarplan)
Vraag 9: Kan er een opname gemaakt worden van de trainingen?
Antwoord: Nee, de trainingen worden niet opgenomen. Het is een interactief moment met verschillende gezinshuisouders. Na de trainingen wordt wel de PowerPoint verstuurd en de openstaande vragen beantwoord. Deze zijn wel inzichtelijk voor iedereen op deze pagina.
Vraag 10: Ontvangen wij een bewijs van deelname van de training?
Antwoord: Ja, deelnemers ontvangen na de training een certificaat als bewijs van deelname.
Training 7 maart 2025
Vraag 11: Hoe krijg ik toegang tot de links in het document.
Antwoord: Door de knop Ctr+klik
Vraag 12: RIE.nl zegt dat je bij minder dan 25 medewerkers zelf een digitaal formulier kan invullen zonder dat een externe de check uitvoert. Dat is nog minder toezicht dan eerder het geval was, klopt dat dan wel? :
Antwoord: In dat geval is de veiligheidscheck voldoende. Deze moet 1x per 6 jaar uitgevoerd worden door een extern bedrijf, zie ook vraag en antwoord 25.
Vraag 13: Kan ik de documenten van Vezoco hierin gebruiken?
Antwoord: Ja. Je kan documenten vervangen voor Vezoco-documenten als er maar in staat wat gevraagd wordt en jouw kwaliteitsbeleid evalueert en verbetert.
Training 10 maart 2025
Vraag 14: Soms werkt een bepaald linkje niet of kan ik iets niet goed invullen, wat moet ik doen?
Antwoord: Stuur een mail naar info@keurmerkgezinshuizen.nl In vernieuwde versies wordt het dan aangepast, de meest recente versie kun je altijd vinden via de link op pagina 5 onder kwaliteitsmap opslaan.
Vraag 15: Kan de kwaliteitsmap nog verder gedigitaliseerd worden? Zodat de linken nog beter door te klikken zijn?
Antwoord: Ja, het Keurmerk Gezinshuizen is bezig met de mogelijkheden om de map volledig te gaan digitaliseren in de toekomst. Uitgangspunten hierbij zijn dat het programma gebruiksvriendelijk moet zijn en geen extra hoge extra kosten met zich meebrengt voor de gezinshuizen.
Vraag 16: Mag er ook een eigen analyse gebruikt? (in plaats van de netwerkanalyse uit de kwaliteitsmap)
Antwoord: Ja dat mag. Het gaat erom dat je alle netwerkpartners noemt. De partners die van strategisch en tactisch belang zijn voor de kwaliteit van het gezinshuis (dus niet individueel netwerk van de kinderen). Dat je vervolgens onderzoekt hoe de samenwerking gaat en voldoen aan de eisen/wensen/verwachtingen over en weer en wat je voornemen kan zijn om te verbeteren. Dit laatste punt zet je gezinshuisevaluatie.
Vraag 17: Wat wordt bedoeld aan hun eisen aan onze zorg in de netwerkanalyse?
Antwoord: Dit zijn de eisen die je bij start met hen hebt afgesproken. Zie overeenkomsten plaatsingsafspraken of verslag van startgesprekken.
Vraag 18: Het onderwerp ‘Suïcide of zelfbeschadiging’ is nieuw? Waarom is dit toegevoegd?
Antwoord: Voor alle protocollen genoemd op dit niveau van kwaliteitsbeleid is van belang dat je bij start met zorgaanbieder of wetenschapper een stappenplan hebt ‘wanneer, wat te doen’. Zodat je hier op kan terugvallen op moment dat de situatie zich voordoet. Dit is ook wettelijk verplicht. Het is belangrijk dat je weet wanneer inspectie geïnformeerd moet worden of wanneer melding gedaan moet worden volgens het meldcode.
Vraag 19: Wat moeten we ons voorstellen bij Protocol privacy en AVG?
Antwoord: Er zijn vrij veel voorbeelden te vinden op internet. Het is vooral belangrijk dat je in je protocol hebt staan hoe je de privacy veiligheid in je gezinshuis waarborgt. Maar ook welke stappen je moet zetten als er privacygevoelige informatie is gelekt naar onjuiste personen. Ook is het belangrijk om afspraken te maken met betrokken hulpverleners/organisaties hierover.
Vraag 20: Wat wordt er bedoelt met het beschrijven van een instructie voor een inspectiebezoek?
Antwoord: Hiermee bedoelen we dat je beschrijft wat je van medewerkers/jeugdigen verwacht als de inspectie komt. Wel of niet aangekondigd. Noteer waar medewerkers of anderen deze gedragsregel kunnen vinden. Tip: Geef inspectie altijd toegang, behalve als er echt belangwekkende reden is dit niet te doen.
Vraag 21: Klopt het dat de SWOT korter is en geen aparte onderdelen meer heeft?
Antwoord: Ja, dat klopt. Het formulier heeft 4 vakjes met onder ieder vakje een mogelijkheid om een maatregel na analyse toe te voegen. Je hoeft niet alle vakjes in te vullen. Minimaal 1 per proces. Je maakt minimaal 4 processen die voor de kwaliteit van jouw gezinshuis op strategisch of tactisch niveau van belang zijn. Je kunt zo nodig terugvallen op de processen die in de oude map als vereisten werden gesteld.
Vraag 22: Checklist plaatsing gezinshuis is heel helder! Begrijp ik het goed dat de punten die erin staan terug dienen te komen in het matchingsprotocol dat je hanteert in je gezinshuis? Als er al langere tijd geen nieuwe plaatsingen zijn of komen hoe ga ik er dan mee om?
Antwoord: Ja, deze checklist is een ondersteuning voor het proces van plaatsing vanaf dag 1 van aanmelding. Zo controleer je dat je geen stappen overslaat en kom je tot een kwalitatief plaatsings/besluitvormingsproces. De voorgaande plaatsingen heb je geëvalueerd en geanalyseerd wat je kwalitatief kunt verbeteren en dat staat in je gezinshuisevaluatie en acties die daaruit voortgekomen heb je uitgevoerd. In dat geval hoeven er geen oude plaatsingschecklist uit het oude dossier gekopieerd worden naar het nieuwe dossier. Als er dan een heel jaar geen plaatsing is geweest kan je hier aangeven dat deze checklist niet van toepassing is.
Vraag 23: Wat wordt bedoeld met kindportfolio?
Antwoord: Het kindportfolie is dat deel van het kinddossier waar alle informatie van het kind in staat die dient om een analyse te maken op basis waarvan een ontwikkelingsplan gemaakt kan worden.
Vraag 24 Wat wordt er in de checklist verhuizen bedoeld met het eindgesprek? En wat doe je als dit niet mogelijk is door bv crisissituatie?
Antwoord: In dat geval kijk je of je na overplaatsing nog een eindgesprek kunt creëren. Zo niet dan leg je uit waarom niet. Het doel is van dit gesprek gericht op de kwaliteit van je verhuisproces en om er zelf voor het gezinshuis wat van te leren.
Vraag 25: Hoe zit het nu met de veiligheidscheck en de RI&E? Is dit eens per zes jaar i.p.v. van drie jaar?
Antwoord: Eerste keer moet deze door een externe partij worden uitgevoerd. Vervolgens iedere 6 jaar. (dit was 3 jaar) bij een verhuizing, brand, verbouwing, of grote verandering in het gezinshuis voer je wel eerder een externe check uit. Tussenliggende jaren vul je zelf de lijst in zodat je wel jaarlijks de punten naloopt.
Vraag 26: Klanttevredenheidsonderzoek. Moet ik verplicht dit leefklimaatonderzoek uitvoeren?
Antwoord: Nee, je mag ook een ander onderzoek/vragenlijst gebruiken. (passend bij de situatie/wensen) Probeer de feedback zo objectief mogelijk te verzamelen binnen de mogelijkheden die er zijn met jongeren met deze mate van traumatisering en beperking. Er zijn diverse versies te koop. Op platvormgezinshuizen.nl is hier ook informatie over te vinden.
Vraag 27: Hoe zit het met de RI&E en veiligheidscheck?
Antwoord: Zie deze pagina voor meer informatie.
Training 6 mei 2025
Vraag 28: Komt er voor deelnemende gezinshuizen die niet vallen onder Gezinshuis.com ook een digitale map?
Antwoord: Ja, Keurmerk Gezinshuizen is bezig met de ontwikkelingen hiervan. Verdere informatie volgt.
Vraag 29: Moeten documenten die nog actueel zijn omgezet worden in de nieuwe lay-out?
Antwoord: Nee, als de inhoud nog goed is hoeft de lay-out niet aangepast te worden.
Vraag 30: Mag ik protocollen delen met andere gezinshuizen?
Protocollen mogen gedeeld worden (het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden) wel moet er gekeken worden of de inhoud aansluit bij het gezinshuis.
Vraag 31: Mag ik voor de SWOT ook een andere methode gebruiken?
Ja, dit mag ook met een andere methode, het is wel van belang dat je als gezinshuis kijkt wat je kansen, bedreigingen, sterktes en zwaktes zijn van je gezinshuis, zodat je hier vroegtijdig op kan inspelen.
Overige vragen
Vraag 32: Zijn eerdere versies van de vernieuwde kwaliteitsmap ook nog te gebruiken?
Antwoord: Ja, zeker. De kwaliteitsmap is in december online gegaan. Met een geheel vernieuwd document komen er altijd wat kleine verbeterpunten naar boven. Dit zijn bijvoorbeeld invulvakken die wat zijn vergroot of kleine wijzigingen of verduidelijkingen ten goede van de werkbaarheid. Er kan gewoon met de eerste versie gewerkt worden, wij geven gezinshuizen wel de tip te starten met de meest recente versie. Zie link in de kwaliteitsmap, zodat zij ook profijt hebben van de doorgevoerde verbeterpunten. Inhoudelijk en op de uitvraag zijn en worden er voorlopig geen wijzigingen doorgevoerd.
Vraag 33: Hoe hou ik overzicht over de documenten behorend bij mijn kwaliteitsmap?
Antwoord: Het is aan te raden om jaarlijks je kwaliteitsmap op te slaan op uw computer in aparte map met het betreffende jaarnummer, zodat je de informatie per jaar kan terug vinden in je eigen dossier. Mocht je een bepaald formulier vaker willen gebruiken dan zijn deze te downloaden via een digitale omgeving. Vraag via het Keurmerk Gezinshuizen een link aan naar deze pagina: info@keurmerkgezinshuizen.nl
Tip: sla in deze map de documenten op onder het betreffende hoofdstuk én formuliernummer, dan kunt u de documenten overzichtelijk terugvinden.
